Datenschutzerklärung

1. Allgemeines

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie die 7Pine Service GmbH auf https://www.messie-helfer.at personenbezogene Daten verarbeitet. Sie gilt für die Website, Kontakt- und Sprachfunktionen sowie – soweit von dieser Website aus genutzt – Anfrageabwicklung, Kundenportal, Besichtigungs- und Auftragsprozesse. Maßgeblich sind die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), das österreichische Datenschutzgesetz (DSG) und das Telekommunikationsgesetz 2021 (TKG 2021).

Die Nutzung unserer Angebote kann Angaben zu besonders persönlichen Lebensumständen beinhalten. Wir behandeln solche Informationen vertraulich, beschränken Zugriffe auf erforderliche Personen und geben sie nur im nachfolgend beschriebenen Rahmen weiter.

2. Verantwortlicher und Datenschutzkontakt

7Pine Service GmbH
Aindorferstraße 137
80689 München
Deutschland

Datenschutz: datenschutz@messie-helfer.at

Über diese Adresse können Sie Datenschutzanfragen und den Widerruf von Einwilligungen an uns richten. Eine gesonderte Datenschutzbeauftragten-Kontaktadresse wird hiermit nicht behauptet.

3. Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Nutzung können wir folgende Daten erhalten und verarbeiten:

• Kontaktdaten: Name (falls angegeben), E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift;
• Anfragedaten: Beschreibung des Anliegens, Objektadresse, gewünschter Leistungsumfang, Zustand der Räume, Termine und Kommunikation;
• Fotos, Dokumente, Besichtigungsprotokolle und sonstige freiwillig übermittelte Dateien;
• im Sprachmodus: Mikrofon-Audiodaten, erkannte Texte und – bei einem KI-Gespräch – dessen textlicher Verlauf;
• Portal- und Vertragsdaten: Zugangstoken, Nachrichten, Angebote, Auftragsdaten, Rechnungen und Bearbeitungsstatus;
• technische Daten: IP-Adresse, Zeitstempel, Browser-/Gerätedaten, Zugriffs- und Sicherheitsprotokolle, Cookie-Einstellungen;
• bei erteilter Einwilligung: Nutzungs- und Werbeereignisse über Analyse- und Marketingdienste.

Bitte übermitteln Sie möglichst keine Angaben über die Gesundheit anderer Personen oder sonstige besonders sensible Informationen, sofern dies nicht für Ihr Anliegen erforderlich ist. Fotos können Rückschlüsse auf persönliche Verhältnisse zulassen.

4. Zwecke und rechtliche Grundlagen

Wir nutzen Daten zur Bearbeitung von Anfragen, Kontaktaufnahme, Vorbereitung von Besichtigungen und Angeboten, Vertragsabwicklung, Vermittlung bzw. Koordination geeigneter Dienstleistungspartner, Kommunikation im Kundenportal, Rechnungsstellung, Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie zur Sicherheit und zum Betrieb unserer Systeme.

Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Verträge, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Pflichten, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für berechtigte Interessen an IT-Sicherheit, verlässlicher Bearbeitung und Rechtsverteidigung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für optionale Sprachfunktionen und nicht notwendiges Tracking. Soweit freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten, verarbeitet werden, ist zusätzlich eine Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderlich, insbesondere eine ausdrückliche Einwilligung nach lit. a, soweit diese tatsächlich eingeholt wird.

Eine bloße Bestätigung, die Datenschutzerklärung gelesen zu haben, ersetzt keine gesondert erforderliche Einwilligung. Soweit wir Daten zur Bearbeitung einer von Ihnen gewünschten Anfrage benötigen, kann die Verarbeitung auch ohne gesonderte Einwilligung auf der vorvertraglichen Rechtsgrundlage erfolgen. Nicht erforderliche Angaben können Sie weglassen; ohne notwendige Kontaktdaten können wir gegebenenfalls nicht antworten.

5. Kontaktformular und vertrauliche Anfrage

Sie können uns zunächst ohne Nennung Ihres Namens schildern, worum es geht. Sobald Sie Kontaktdaten oder andere identifizierende Angaben nennen, kann Ihre Anfrage einer Person zugeordnet werden. Angaben im Kontaktformular werden zur Bearbeitung der Anfrage und Vorbereitung eines möglichen Angebots genutzt. Übermittelte Fotos werden in einem nicht öffentlich zugänglichen Speicher verwaltet; zur autorisierten Bereitstellung können zeitlich begrenzte Zugriffslinks verwendet werden.

6. Sprachfunktionen und KI-Unterstützung

6.1 KI-Sprachgespräch auf der Website

Wenn Sie freiwillig auf „Einverstanden – Gespräch starten“ klicken und die Mikrofonberechtigung erteilen, können Sie mit einem KI-System sprechen. Das System ist kein Mensch und ersetzt keine individuelle fachliche, medizinische oder psychologische Beratung. Die Funktion lässt sich jederzeit beenden.

Die für das laufende Gespräch erforderlichen Audiodaten werden über eine Echtzeitverbindung an OpenAI, L.L.C. (USA) übertragen, um Sprache zu verarbeiten und Antworten zu erzeugen. Unsere technische Infrastruktur vermittelt die Verbindung und kann zur Missbrauchsbegrenzung eine IP-basierte Nutzungskennung vorübergehend im Arbeitsspeicher vorhalten (nach dem dokumentierten Konzept bis zu einer Stunde). Der erkannte Gesprächsverlauf wird Ihnen in Textform angezeigt.

Nach dem beschriebenen Funktionskonzept speichern wir bei uns das nicht abgesendete Gespräch nicht dauerhaft als Kundenanfrage. Das bedeutet nicht, dass beim KI-Anbieter jede vorübergehende Speicherung ausgeschlossen ist: OpenAI kann abhängig vom eingesetzten API-Endpunkt und den vertraglich aktivierten Datenkontrollen technische Sitzungszustände und Missbrauchsprotokolle vorübergehend speichern; für standardmäßige API-Missbrauchsprotokolle gelten grundsätzlich Fristen von bis zu 30 Tagen, vorbehaltlich Ausnahmen. API-Inhalte werden nach den veröffentlichten Standardbedingungen nicht zum Training verwendet, sofern kein entsprechendes Opt-in erfolgt.

Wenn Sie anschließend eine Anfrage absenden, können der übermittelte Gesprächsverlauf, Ihre Kontaktdaten und angehängte Fotos in unser Anfragesystem übernommen werden. Anthropic, PBC (USA) kann in unserem Auftrag aus übermitteltem Text anfragerelevante Angaben, etwa Objekt, Umfang, Ort oder gewünschten Zeitraum, strukturiert herauslesen. Ergebnisse können zur Überprüfung zusammen mit Textausschnitten angezeigt werden.

6.2 Spracheingabe im Kontaktformular

Alternativ können Sie Ihre Anfrage einsprechen. Die Audiodaten werden für Spracherkennung an OpenAI, L.L.C. (USA) übermittelt; der erkannte Text kann durch Anthropic, PBC (USA) den Formularfeldern zugeordnet werden. Vor dem Absenden können Sie die erkannten Angaben prüfen und korrigieren. Nach dem beschriebenen Funktionskonzept speichern wir die reine Audioaufnahme nicht dauerhaft in unserem Anfragesystem. Eine befristete Verarbeitung oder Speicherung bei den API-Anbietern richtet sich nach deren vertraglich vereinbarten technischen Bedingungen.

6.3 Freiwilligkeit, Einwilligung und Widerruf

Die Aktivierung der optionalen Sprachfunktionen erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung; bei ausdrücklich angesprochenen sensiblen Informationen holen wir, soweit erforderlich, eine ausdrückliche Einwilligung ein. Sie können die Sprachfunktion jederzeit beenden und Ihre Einwilligung für die Zukunft unter der oben genannten Datenschutzadresse widerrufen. Ein vorangegangener Verarbeitungsvorgang bleibt durch den Widerruf grundsätzlich rechtmäßig. Eine Anfrage kann stattdessen über Text, E-Mail oder Telefon gestellt werden.

Bitte vermeiden Sie im freien Sprachgespräch möglichst Namen, Gesundheitsdaten oder intime Informationen über unbeteiligte Dritte.

7. Anfragen, Kundenportal und Auftragsabwicklung

Im Rahmen einer Anfrage können wir ein Vorgangskonto führen. Wird Ihnen ein persönlicher Portal-Link übermittelt, ermöglicht dieser je nach Bearbeitungsstand die Anzeige von Nachrichten, Terminen, Angeboten, Dokumenten oder weiteren Schritten. Ein solcher Link ist vertraulich zu behandeln und nicht an unbefugte Dritte weiterzugeben. Portalzugriffe können aus Sicherheitsgründen protokolliert werden.

Für eine Besichtigung oder die Durchführung beauftragter Leistungen können wir erforderliche Informationen an ausgewählte, eigenständig tätige Dienstleistungspartner weitergeben. Das betrifft regelmäßig Kontakt- und Objektdaten, Terminwünsche, Leistungsbeschreibung sowie – soweit erforderlich – Fotos oder relevante Teile des Besichtigungsprotokolls. Die Rolle des Empfängers richtet sich nach der konkreten Zusammenarbeit: Eigenständig entscheidende Partner sind datenschutzrechtlich gegebenenfalls selbst Verantwortliche; technische Dienstleister können als Auftragsverarbeiter tätig sein. Nicht jeder Empfänger ist automatisch Auftragsverarbeiter.

Wir beschränken übermittelte Informationen auf das für die jeweilige Aufgabe Erforderliche. Gesetzliche Pflichten zur Speicherung von Vertrags- und Rechnungsunterlagen bleiben bestehen.

8. Technische Dienstleister und Empfänger

Abhängig von der verwendeten Funktion können Empfänger sein: Hosting- und Speicheranbieter, E-Mail- und Kommunikationsdienstleister, Anbieter von Sicherheits- und Infrastrukturleistungen, die genannten KI-API-Anbieter, ausgewählte Besichtigungs- und Ausführungspartner sowie – bei Zustimmung zu Marketing- oder Analysefunktionen – Google-Dienste. Behörden, Steuerberatung oder Rechtsvertretung erhalten Daten nur, soweit hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Für weisungsgebundene technische Dienstleister setzen wir, soweit rechtlich erforderlich, Verträge zur Auftragsverarbeitung ein. Die Kategorien und konkreten Anbieter der Infrastruktur müssen mit dem tatsächlich produktiven System übereinstimmen.

9. Datenübermittlung ins Ausland

Bei Nutzung von OpenAI und Anthropic können Daten in die USA gelangen. Auch bei Analyse- und Marketingdiensten sowie weiteren technischen Dienstleistern sind internationale Zugriffe oder Übermittlungen möglich.

Für Übermittlungen in die USA verwenden wir, soweit erforderlich, einen Angemessenheitsbeschluss für entsprechend zertifizierte Empfänger (EU-US Data Privacy Framework) oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Das jeweils für einen Empfänger eingesetzte Instrument ist vom konkreten Dienst und Zertifizierungsstatus abhängig.

Die einschlägigen Garantien und weitere Informationen können Sie unter der Datenschutzkontaktadresse anfordern.

10. Speicherdauer und Löschung

Wir bewahren Daten nur so lange auf, wie der jeweilige Zweck besteht oder gesetzliche Aufbewahrungs- und Nachweispflichten dies erfordern. Für Anfragen, aus denen kein Auftrag entsteht, sieht der bisher dokumentierte Messie-Hilfe-Prozess eine Löschung beziehungsweise Anonymisierung spätestens nach 30 Tagen vor, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder vorrangigen berechtigten Gründe entgegenstehen. Entscheidend ist die tatsächlich implementierte Löschroutine einschließlich etwaiger CRM-Archive.

Bei zustande gekommenen Verträgen können Vertrags-, Rechnungs- und steuerlich relevante Unterlagen entsprechend den anwendbaren gesetzlichen Fristen länger aufbewahrt werden. Zugriffsdaten und technische Protokolle werden nach ihrer jeweiligen Sicherheits- und Betriebsnotwendigkeit gelöscht. Die Aufbewahrungsfristen externer KI-Anbieter richten sich nach deren Endpunkt, Vertrag und Datenkontrollen; sie entsprechen nicht zwingend der CRM-Löschfrist.

11. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden technisch notwendige Funktionen für Betrieb, Sicherheit und Speicherung Ihrer Datenschutzentscheidung. Für optionale Analyse- und Werbetechnologien fragen wir, soweit rechtlich erforderlich, zuvor Ihre Einwilligung ab. Sie können Ihre Entscheidung über „Cookie-Einstellungen“ im Footer ändern oder widerrufen.

Nach dem bisherigen technischen Stand sind insbesondere folgende Einträge vorgesehen:

Die konkrete Liste ist anhand der tatsächlich geladenen Cookies, lokalen Speicherobjekte und Tags aktuell zu halten. Auch technisch erforderliche Cookies und die datenschutzrechtlichen Grundlagen sind vom jeweiligen Einsatz abhängig.

12. Google Analytics 4 und Google Ads

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics 4 (Google Ireland Limited) zur statistischen Reichweitenmessung und Google Ads zur Messung von Werbekampagnen und gegebenenfalls zu weiteren im Consent-Tool ausgewiesenen Werbezwecken. Hierbei können Kennungen, Seitenaufrufe, Interaktionen und technische Daten verarbeitet werden. Die Aktivierung nicht notwendiger Tags erfolgt erst entsprechend Ihrer Auswahl im Consent-Management-System.

Google kann im Rahmen seiner Dienstleistung mit weiteren Konzerngesellschaften zusammenarbeiten; internationale Übermittlungen sind möglich. Einzelheiten richten sich nach den konkret aktivierten Funktionen (etwa Consent Mode, Conversion-Messung oder Remarketing). Eine alleinige Bezeichnung als „IP-anonymisiert“ ersetzt keine Prüfung der tatsächlichen GA4-Konfiguration.

13. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um unbefugte Zugriffe, Verlust und missbräuchliche Verarbeitung möglichst zu verhindern. Dazu gehören nach dem beschriebenen Betrieb insbesondere kontrollierte Zugriffsrechte, nicht öffentliche Dateispeicher und befristete Links für Dokumente. Ein absoluter Schutz bei Datenübertragungen über das Internet kann nicht gewährleistet werden.

14. Ihre Datenschutzrechte

Die betroffenen Personen haben nach Maßgabe der DSGVO Rechte auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Einwilligungen können nach Art. 7 Abs. 3 jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Nach Art. 22 DSGVO bestehen Rechte bei ausschließlich automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@messie-helfer.at. Wir prüfen Anfragen unter Berücksichtigung gesetzlicher Ausnahmen und gegebenenfalls erforderlicher Identitätsnachweise.

15. Beschwerdemöglichkeit

Sie können sich wegen einer datenschutzrechtlichen Beanstandung an die zuständige Aufsichtsbehörde wenden. Für Österreich ist insbesondere die Österreichische Datenschutzbehörde zuständig; bei grenzüberschreitender Verarbeitung können daneben die nach DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörden beteiligt sein. Eine Beschwerde ist nicht davon abhängig, dass Sie zuvor mit uns Kontakt aufgenommen haben.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich rechtliche Anforderungen, eingesetzte Dienstleister oder unsere tatsächlichen Datenverarbeitungen ändern. Auf dieser Seite gilt jeweils die veröffentlichte Fassung.